KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą wystawia się, przesyła i odbiera faktury ustrukturyzowane (w formacie XML). Faktura uznawana jest za wystawioną w momencie nadania jej numeru KSeF.

Harmonogram wdrożenia

1 lutego 2026 r. – obowiązek dla podatników, u których wartość sprzedaży (z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.

1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, w tym małych firm i jednoosobowych działalności.

1 stycznia 2027 r. – koniec okresu przejściowego dla najmniejszych podatników („wykluczonych cyfrowo"), którzy do końca 2026 r. przy fakturach do 450 zł i sprzedaży miesięcznej do 10 000 zł mogą fakturować poza KSeF.

Kogo dotyczy?

Obowiązek obejmuje podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Faktury dla konsumentów (B2C) mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie. Sprzedaż paragonowa i bilety uznawane za faktury pozostają poza systemem.

Sankcje

Kary za wystawianie faktur poza KSeF (do 100% kwoty podatku z faktury, a przy fakturze bez VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem) mają być stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. To okres przejściowy na dostosowanie systemów.

Jak się przygotować?

Nadaj uprawnienia w KSeF (właściciel firmy uwierzytelnia się podpisem kwalifikowanym, pieczęcią lub Profilem Zaufanym), zintegruj program księgowy z API KSeF lub korzystaj z bezpłatnej Aplikacji Podatnika, przeszkol zespół i ustal procedurę awaryjną na wypadek niedostępności systemu.

Co zmienia się w codziennym fakturowaniu

Faktura powstaje w formacie XML według schemy FA(3), a datą wystawienia jest dzień przesłania jej do systemu; numer KSeF nadawany jest automatycznie i zastępuje dotychczasowe potwierdzenia wysyłki. Znikają duplikaty (nabywca ma stały dostęp do dokumentu) i nie ma faktur proforma w systemie, bo nie są fakturami. Korekty wystawia się wyłącznie w KSeF, ze wskazaniem numeru faktury pierwotnej, a noty korygujące nabywcy tracą praktyczne znaczenie. Załączniki i szczegółowe specyfikacje przesyła się poza systemem, powołując numer KSeF.

Tryb offline i awaryjny

Przewidziano trzy sytuacje: awaria systemu ogłaszana przez Ministerstwo Finansów, niedostępność zaplanowana oraz tryb offline po stronie podatnika, gdy nie ma połączenia. W każdym z nich fakturę wystawia się poza systemem, oznacza kodem QR pozwalającym nabywcy zweryfikować dokument i przesyła do KSeF w ustawowym terminie po odzyskaniu połączenia (co do zasady następnego dnia roboczego, a przy ogłoszonej awarii – w terminie liczonym od jej zakończenia). Dlatego procedura awaryjna i zdolność wydruku z kodem QR powinny być gotowe przed datą wejścia obowiązku.

Uprawnienia i dostęp księgowej

Dostęp nadaje się w KSeF: właściciel (osoba fizyczna) uwierzytelnia się Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub odciskiem certyfikatu, spółka – pieczęcią kwalifikowaną albo zgłoszeniem ZAW-FA wskazującym osobę uprawnioną. Dalej można nadawać uprawnienia biuru rachunkowemu (do wystawiania, odbierania lub tylko podglądu) oraz tokeny dla systemów sprzedażowych. Uprawnień nie warto odkładać na ostatnie dni – bez nich integracja programu nie zadziała.

Praktyczna lista zadań przed startem

1. Ustal swoją datę obowiązku (luty czy kwiecień 2026 r.) na podstawie sprzedaży z 2024 r.
2. Zapytaj dostawcę programu do fakturowania o gotowość na schemę FA(3).
3. Nadaj uprawnienia w KSeF sobie i księgowej.
4. Przetestuj wysyłkę w środowisku testowym Ministerstwa Finansów.
5. Uporządkuj dane kontrahentów – szczególnie NIP-y, bo błędny NIP uniemożliwi doręczenie faktury w systemie.
6. Opisz procedurę offline i sposób przekazywania faktur konsumentom.
7. Uzgodnij z biurem rachunkowym, kto pobiera faktury zakupowe z KSeF.