KSeF (Krajowy System e-Faktur)
KSeF to rządowa platforma e-faktur. Obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.) i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą wystawia się, przesyła i odbiera faktury ustrukturyzowane (w formacie XML). Faktura uznawana jest za wystawioną w momencie nadania jej numeru KSeF.
Harmonogram wdrożenia
1 lutego 2026 r. – obowiązek dla podatników, u których wartość sprzedaży (z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, w tym małych firm i jednoosobowych działalności.
1 stycznia 2027 r. – koniec okresu przejściowego dla najmniejszych podatników („wykluczonych cyfrowo"), którzy do końca 2026 r. przy fakturach do 450 zł i sprzedaży miesięcznej do 10 000 zł mogą fakturować poza KSeF.
Kogo dotyczy?
Obowiązek obejmuje podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Faktury dla konsumentów (B2C) mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie. Sprzedaż paragonowa i bilety uznawane za faktury pozostają poza systemem.
Sankcje
Kary za wystawianie faktur poza KSeF (do 100% kwoty podatku z faktury, a przy fakturze bez VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem) mają być stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. To okres przejściowy na dostosowanie systemów.
Jak się przygotować?
Nadaj uprawnienia w KSeF (właściciel firmy uwierzytelnia się podpisem kwalifikowanym, pieczęcią lub Profilem Zaufanym), zintegruj program księgowy z API KSeF lub korzystaj z bezpłatnej Aplikacji Podatnika, przeszkol zespół i ustal procedurę awaryjną na wypadek niedostępności systemu.
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm.), w szczególności przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur, w brzmieniu nadanym nowelizacjami wdrażającymi obowiązkowy KSeF od 2026 r.
Pani Karolina prowadzi JDG i wystawia 20 faktur miesięcznie. Od 1 kwietnia 2026 r. musi wystawiać je w KSeF – w marcu integruje swój program do fakturowania z API KSeF i nadaje uprawnienia księgowej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę wysyłać fakturę klientowi mailem?
Nabywca-przedsiębiorca pobiera fakturę z KSeF. Konsumentowi lub podmiotowi zagranicznemu udostępnia się ją poza systemem, np. jako PDF z kodem QR.
Co, gdy KSeF nie działa?
Przepisy przewidują tryb awaryjny i offline – fakturę wystawia się poza systemem i przesyła do KSeF w terminie wskazanym w ustawie po ustaniu awarii.
Czy KSeF dotyczy podatników zwolnionych z VAT?
Tak, obowiązek obejmuje także podatników zwolnionych, z uwzględnieniem okresu przejściowego dla najmniejszych podmiotów do końca 2026 r.